Công chứng sổ hộ khẩu: Thủ tục, nơi thực hiện và lệ phí tại Cần Thơ

Nhiều thủ tục hành chính, hồ sơ cá nhân từng yêu cầu bản sao sổ hộ khẩu có chứng thực. Vì vậy, công chứng sổ hộ khẩu vẫn là chủ đề được nhiều người dân Cần Thơ quan tâm, đặc biệt khi cần hoàn thiện hồ sơ đúng chuẩn và nhanh chóng. Bài viết này giúp bạn hiểu rõ công chứng sổ hộ khẩu là gì, làm ở đâu, mức lệ phí bao nhiêu và những lưu ý mới nhất để tránh đi lại nhiều lần. Tất cả thông tin được trình bày rõ ràng, dễ áp dụng trong thực tế tại Cần Thơ.

Công chứng sổ hộ khẩu là gì?

Công chứng sổ hộ khẩu trong thực tế là việc chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu (sao y), xác nhận bản sao đúng với bản chính theo quy định pháp luật. Việc chứng thực này không làm thay đổi giá trị pháp lý gốc của tài liệu, mà chỉ xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính. Tùy tính chất hồ sơ, cơ quan tiếp nhận có thể quy định loại giấy tờ thay thế tương đương hoặc bổ sung thêm giấy tờ cư trú khác.

Từ 01/01/2023, sổ hộ khẩu giấy đã chấm dứt giá trị sử dụng theo Luật Cư trú 2020, nhiều thủ tục hiện được thay bằng khai thác dữ liệu cư trú hoặc “Xác nhận thông tin về cư trú”. Tuy nhiên, trong một số tình huống thực tế, người dân vẫn có thể được yêu cầu nộp bản sao sổ hộ khẩu (nếu còn giữ) kèm giấy tờ cư trú hiện hành tùy quy định của cơ quan tiếp nhận.

Thủ tục chứng thực bản sao sổ hộ khẩu

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu nhìn chung đơn giản, xử lý nhanh nếu hồ sơ đầy đủ. Bạn nên mang theo bản chính hợp lệ để đối chiếu, bản sao cần chứng thực và giấy tờ tùy thân. Tại Cần Thơ, người dân có thể chọn nộp tại UBND cấp xã/phường, Phòng Tư pháp quận/huyện, hoặc tổ chức hành nghề công chứng thuận tiện gần nơi cư trú.

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền như: Phòng Tư pháp quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, UBND xã/phường/thị trấn, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (nếu ở nước ngoài), hoặc các tổ chức hành nghề công chứng (phòng/văn phòng công chứng).

Bước 2: Xác nhận thông tin và chứng thực sổ hộ khẩu

Cơ quan có thẩm quyền đối chiếu nội dung giữa bản chính và bản sao, nếu khớp sẽ thực hiện chứng thực, ký, ghi rõ họ tên người thực hiện, đóng dấu theo quy định và ghi vào sổ chứng thực. Trong trường hợp bản chính không còn giá trị sử dụng hoặc có dấu hiệu tẩy xóa, hư hỏng, cơ quan tiếp nhận có thể từ chối hoặc hướng dẫn giấy tờ thay thế.

Công chứng sổ hộ khẩu ở đâu?

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, nhiều cơ quan/tổ chức được trao thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, giúp người dân có nhiều lựa chọn thuận tiện. Tại Cần Thơ, bạn có thể đến bất kỳ đơn vị có thẩm quyền gần nhất để tiết kiệm thời gian, ưu tiên nơi có lưu lượng tiếp nhận phù hợp với lịch cá nhân.

Phòng Tư pháp thuộc huyện, thị xã, thành phố

Phòng Tư pháp cấp huyện trở lên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, tài liệu do cơ quan nhà nước Việt Nam hoặc cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp/chứng nhận, bao gồm cả giấy tờ có chữ ký. Đây là lựa chọn phù hợp khi bạn thực hiện nhiều loại giấy tờ cùng lúc.

Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn

UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính đối với giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã/phường sẽ ký chứng thực theo thẩm quyền. Ưu điểm là gần nơi cư trú, thời gian xử lý nhanh.

Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và tổ chức hành nghề công chứng

Cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự và tổ chức được ủy quyền có thể thực hiện chứng thực khi bạn đang ở nước ngoài. Trong nước, bạn cũng có thể đến các phòng/văn phòng công chứng – thường có quy trình nhanh, linh hoạt giờ giấc, tiện lợi cho người bận rộn.

Lệ phí công chứng sổ hộ khẩu

Mức thu phí chứng thực bản sao từ bản chính hiện được áp dụng thống nhất theo quy định, có thể có điều chỉnh cục bộ tùy từng địa phương theo văn bản hiện hành. Thông thường, chi phí thấp và được niêm yết công khai tại nơi tiếp nhận. Trước khi nộp, bạn có thể hỏi trước để dự trù chi phí phù hợp, nhất là khi số trang cần chứng thực nhiều.

Bảng tham khảo mức thu phổ biến:

Nội dung thu	Mức thu
Công chứng sổ hộ khẩu (chứng thực bản sao từ bản chính)	2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên: 1.000 đồng/trang; mỗi bản không quá 200.000 đồng/bản
Chứng thực chữ ký	10.000 đồng cho tất cả chữ ký trong 1 văn bản
Chứng thực hợp đồng, giao dịch	50.000 đồng/bản hợp đồng, giao dịch
Sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch	30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
Chứng thực văn bản sửa lỗi	25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch

Lưu ý: Mức phí có thể thay đổi theo quy định mới hoặc theo từng địa phương; vui lòng kiểm tra tại đơn vị tiếp nhận.

Lưu ý quan trọng sau 01/01/2023

• Sổ hộ khẩu giấy đã chấm dứt giá trị sử dụng theo Luật Cư trú 2020; nhiều thủ tục chuyển sang khai thác dữ liệu cư trú điện tử.
• Trường hợp cơ quan tiếp nhận yêu cầu giấy tờ cư trú, bạn nên hỏi rõ có thể thay bằng “Xác nhận thông tin về cư trú”, mã số định danh, hoặc dữ liệu VNeID/Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hay không.
• Nếu vẫn còn giữ sổ hộ khẩu giấy, việc chứng thực bản sao chỉ xác nhận “bản sao đúng với bản chính” tại thời điểm đối chiếu; giá trị sử dụng của tài liệu phụ thuộc yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
• Chuẩn bị thêm CCCD/CMND và các giấy tờ liên quan để giảm rủi ro phải bổ sung nhiều lần.

Kinh nghiệm chọn nơi công chứng uy tín tại Cần Thơ

Ở Cần Thơ, bạn có thể lựa chọn UBND cấp xã/phường, Phòng Tư pháp quận/huyện hoặc các tổ chức hành nghề công chứng gần nơi cư trú/làm việc. Ưu tiên đơn vị có thời gian làm việc linh hoạt, niêm yết phí rõ ràng, xử lý hồ sơ nhanh và có hỗ trợ tư vấn trọn quy trình. Khi cần công chứng nhiều loại giấy tờ cùng lúc, tổ chức hành nghề công chứng hoặc Phòng Tư pháp là lựa chọn phù hợp để tối ưu thời gian.

Một số mẹo nhỏ:

• Kiểm tra trước thành phần hồ sơ và số lượng bản sao cần chứng thực.
• Mang theo bản chính sạch, nguyên vẹn, không tẩy xóa; chuẩn bị sẵn bản sao để rút ngắn thời gian.
• Hỏi trước về thời gian trả kết quả, phí và hình thức thanh toán.
• Với hồ sơ yêu cầu thông tin cư trú, chủ động xin “Xác nhận thông tin về cư trú” để thay thế sổ hộ khẩu.

Kết luận

Công chứng sổ hộ khẩu (chứng thực bản sao từ bản chính) vẫn có thể được yêu cầu trong một số hồ sơ, dù sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị sử dụng từ 01/01/2023. Tại Cần Thơ, bạn có thể thực hiện nhanh tại UBND cấp xã/phường, Phòng Tư pháp quận/huyện hoặc các tổ chức hành nghề công chứng; mức phí thấp, thủ tục đơn giản. Để hồ sơ suôn sẻ, hãy ưu tiên sử dụng giấy tờ cư trú hiện hành (như “Xác nhận thông tin về cư trú”) theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chọn điểm công chứng uy tín, thuận tiện.